Administratie van uw winkel
Als je verstand hebt van administratie en het opzetten van een boekhouding zoek dan simpelweg een boekhoudprogramma dat mooi aansluit op je webwinkel of kijk naar de mogelijkheden van boekhouden via Excel of soortgelijke programma’s. Weet je weinig van administratie, boekhouding of andere Belastingzaken? Neem dan gewoon een boekhouder! Een goede boekhouder hoeft niet (veel) meer te kosten dan 500 euro per jaar en heeft voldoende verstand van Belastingvoordelen die mogelijk op jou van toepassing zijn om dit bedrag (of meer) terug te verdienen.
Print uw facturen uit
Zorg altijd dat u alle facturen uit print die in uw webwinkel zijn gemaakt en stop deze in een map, als een bestelling onjuist is of uiteindelijk toch geen bestelling is dan schrijf je dat op de factuur in de map en verwijder je daarna pas de factuur online in uw winkel. Op deze manier is uw winkel altijd kloppend voor de verplichting van oplopende factuurnummers.
Debiteuren wat zijn dat?
Zodra een rekening of factuur gemaakt wordt, is deze voor de Belastingdienst definitief. De persoon die het bedrag schuldig is maar nog niet heeft overgemaakt wordt debiteur genoemd. Over de gemaakte facturen dien je de belastingaangiften te doen. Daarnaast heb je in dat geval natuurlijk al je goederen ingekocht en verzendkosten moeten betalen. Als uw klant in uw winkel een bestelling doet waarbij de betaling op rekening is of overschrijving hou er dan rekening mee dat het gemiddelde betalingstermijn volgens Nederlandse facturen 25 dagen is. De werkelijkheid laat zien dat gemiddeld bedrijven en personen betalen na 40 dagen.
Stimuleer snelle betalers
Grote bedrijven en overheden zijn relatief vaak de traagste betalers. Waarschijnlijk mede omdat het hen geen reputatieverlies zal opbrengen. Voor hen blijf je graag werken. Bij sommige bedrijven is de papiermolen gewoon traag maar regelmatig wordt bewust traag betaald om de liquiditeit hoog te houden en rentewinsten te behalen. Bedrijven met miljoenen omzet en uitgaven kunnen zo tientallen euro´s rente besparen. Om deze bedrijven te stimuleren kun je bijvoorbeeld een korting rekenen voor snelle betalers van bijvoorbeeld 2% indien er binnen 10 dagen betaalt wordt. Op die manier hebben bedrijven er zelf financieel voordeel bij. Deze korting reken je natuurlijk door in je totaalprijzen.
Een zeer effectieve manier is om het klanten gewoonweg te laten weten. Laat een klant weten dat je het waardeert indien hij snel betaalt heeft. Je hoeft niet direct een bloemetje te sturen, maar geef bij een vervolgopdracht het gewoon aan dat je direct voor hem aan de slag gaat aangezien hij jouw facturen ook altijd snel in behandeling neemt. Hij zal denken een voorrangsbehandeling te krijgen bij snelle betalingen en dit volgende keer weer proberen.
Wees soms gewoon streng
Door een betalingstermijn van enkel maximaal 14 dagen te hanteren, al na 21 dagen na te bellen en na 30 dagen de tweede herinnering met wat strakkere tekst per post te versturen maak je klanten snel duidelijk dat tijdige betalingen bij jou een hoge prioriteit hebben. Vooral door even te bellen en te vragen waarom er nog niet betaald is wordt er veel duidelijk. Natuurlijk is het aan te raden geen vervolgopdrachten te accepteren tot de factuur betaalt is.
Als een debiteur uiteindelijk na lange tijd nog niet heeft betaalt wil je misschien de gemaakte kosten als administratieve lasten en rente doorberekenen. Dit is enkel lang niet altijd zomaar toegestaan. Zorg dan ook dat je de betalingsvoorwaarden vooraf duidelijk maakt aan de klant. Door deze duidelijk in je algemene voorwaarden te noemen maar misschien ook nog eens kort in de offerte of zelfs op de factuur.
